Les informations d’un même dossier vivent dans plusieurs outils.
Docelys
par Adjamanaho
Systèmes métier · Automatisation · Intelligence artificielle
Chaque dossier visible.
Chaque prochaine action claire.
Docelys conçoit et déploie des systèmes métier sur mesure pour les petites organisations dont les informations sont dispersées entre e-mails, tableurs, messageries et documents.
Clients, étapes, pièces, échéances et responsabilités sont réunis dans un environnement lisible, afin que chacun sache où en est le dossier et ce qui doit être fait ensuite.
Dossier client
Pièces validées
Prochaine action
Préparer le rendez-vous
Quand l’information est partout
Le pilotage finit par être nulle part.
Le problème n’est pas le manque d’effort. C’est l’absence d’un fil commun entre les personnes, les données et les actions.
Les relances reposent sur la mémoire de quelques personnes.
Les équipes ressaisissent, recherchent et vérifient les mêmes données.
La direction manque d’une vision fiable pour décider.
Le point de départ
Un dossier est un parcours de travail, pas seulement un répertoire de documents.
Il commence par une demande, traverse des décisions et des échanges, puis produit un résultat. Docelys donne une continuité à ce parcours.
01
Demande
Informations reçues
02
Qualification
Besoin clarifié
03
Production
Actions coordonnées
04
Validation
Décision tracée
05
Suivi
Prochaine étape visible
Le système Docelys
Transformer un processus dispersé en système intelligent et pilotable.
Chaque projet relie quatre dimensions : une donnée structurée, des interfaces adaptées aux rôles, des automatisations fiables et une intelligence artificielle configurée pour le besoin réel.
Structurer
Une source de vérité commune pour retrouver, comprendre et suivre chaque dossier.
Automatiser
Les informations circulent, les documents se créent et les relances partent au bon moment.
Faire agir l’intelligence artificielle
L’IA peut comprendre, analyser, détecter, produire, recommander, décider et agir selon les besoins du processus. Ses missions, son autonomie, ses accès et ses règles sont définis avec l’entreprise.
Des agents IA peuvent exécuter des missions, utiliser des outils et enchaîner des actions dans le périmètre confié.
Piloter
Des vues par rôle et des indicateurs utiles pour savoir où agir, sans chercher l’information.
Socle technologique actuel
Airtable
Make
IA & agents
Les outils sont choisis et paramétrés selon le contexte du projet.
Le changement recherché
Moins de dispersion.
Plus de continuité.
Docelys ne rajoute pas un outil de plus. Le projet clarifie ce qui doit être conservé, simplifié, relié ou remplacé.
Avant
Informations éparpillées
Saisies répétées
Relances manuelles
Décisions sans vision globale
Avec Docelys
Dossier unifié
Données qui circulent
Actions déclenchées
Pilotage lisible
Une démarche sur mesure
Comprendre avant de construire.
La technologie vient après le processus. Nous partons du travail réel pour créer un système que l’équipe peut comprendre, utiliser et faire évoluer.
Diagnostic
Observer le parcours réel, les outils et les points de friction.
Cadrage
Définir les priorités, les règles et le niveau d’autonomie attendu.
Conception
Modéliser les données, les rôles, les vues et les automatisations.
Déploiement
Construire et connecter le système à votre environnement.
Transmission
Former les utilisateurs pour une adoption concrète et durable.
Suivi
Observer les usages et faire évoluer le dispositif avec vous.
Pour qui ?
Pour les petites organisations qui gèrent des parcours complexes avec des moyens dispersés.
Services & conseil
Dossiers clients, missions, documents, échéances et suivi commercial.
Équipes terrain
Demandes, interventions, comptes rendus, validations et facturation.
Associations & structures agiles
Bénéficiaires, adhérents, projets, pièces et obligations de suivi.
Artisans & indépendants
De la demande client à la facturation, centralisez les échanges, suivez chaque étape du chantier, de la commande ou de la prestation, sécurisez les pièces et déclenchez les relances au bon moment.
Rénovation · Système métier complet
Un savoir-faire mis en œuvre
De la demande client au pilotage : un seul parcours.
Pour une activité de rénovation, un système complet a été conçu autour du parcours réel de l’entreprise : nouvelles demandes, préparation des visites, devis, planification, suivi du terrain, facturation, relances et tableaux de bord.
La réalisation articule modélisation des données, interfaces par rôle, automatisations, gestion des erreurs, génération de documents, intelligence artificielle et formation des utilisateurs.
01
Demande
02
Qualification
03
Visite
04
Devis
05
Chantier
06
Facturation
La fondatrice
Rigueur des systèmes, attention portée aux personnes.
Mariette Amekudji a construit son parcours dans des environnements exigeants, notamment en chimie et dans l’industrie pharmaceutique, au contact de la qualité, des procédures, de la documentation et de la transmission.
Avec Docelys, elle réunit cette culture de la fiabilité, sa connaissance du travail réel et les possibilités offertes par le no-code, l’automatisation et l’intelligence artificielle.
Docelys est une solution portée par Adjamanaho.Questions fréquentes
Avant de commencer.
Quelle place l’intelligence artificielle occupe-t-elle dans Docelys ?+
L’intelligence artificielle est utilisée selon le besoin et la valeur qu’elle apporte au processus. Elle peut comprendre et analyser des informations, produire des contenus, détecter des situations, formuler des recommandations, déclencher des actions ou permettre à des agents de décider et d’agir. Le rôle confié à l’IA est défini avec l’entreprise pour chaque système.
Faut-il abandonner tous nos outils ?+
Pas nécessairement. Chaque outil peut être conservé, simplifié, relié ou remplacé selon son utilité réelle. L’objectif est de créer un parcours cohérent, pas d’imposer une rupture inutile.
Utilisez-vous toujours Airtable et Make ?+
Airtable et Make constituent aujourd’hui un socle solide pour déployer rapidement des solutions lisibles et évolutives. Le diagnostic permet de déterminer comment mobiliser ce socle et quels autres composants sont nécessaires.
Combien de temps faut-il pour déployer un système ?+
Cela dépend du périmètre, du nombre d’acteurs et des connexions nécessaires. Après le diagnostic, le projet est découpé en étapes concrètes avec des priorités claires.
Votre premier pas
Parlez-moi du dossier qui vous fait perdre le fil.
Vous n’avez pas besoin d’avoir déjà choisi les outils. Décrivez simplement le parcours, les personnes impliquées et ce qui vous ralentit aujourd’hui.
contact@adjamanaho.com